La délégation était conduite par le Professeur Yjuro
HANDA de l'Université de Hokkaïdo, Spécialiste en Gestion Hospitalière et
Conseiller de la JICA. Elle comprenait Madame Hiromi SIWA, Consultante au
département étranger de la Fujita Planning Co. Ltd, Madame Yoko KOTOURA
adjointe au Représentant Résident de la JICA au Sénégal, le Docteur
Henriette NGUESSAN, chargée du programme Santé de la JICA Sénégal, Monsieur
Kiharu SERIZAWA, interprète et Monsieur Harouna MAHAMANE de la JICA Niger,
facilitateur.
Le Professeur HANDA et sa délégation ont été reçus à la
salle d'honneur par le Médecin Colonel Boubacar WADE, Médecin-chef de
l'Hôpital Principal de Dakar, en présence du Médecin Général (2S) Christian
DEROSIER, conseiller technique du Médecin Chef et de l'Adjudant Major Diène
BANE, responsable Qualité de l'établissement.
Ainsi, après les présentations d'usage, le Médecin
Colonel Boubacar WADE a fait un exposé sur l'historique et le
fonctionnement de l'Hôpital Principal de Dakar.
A la suite du Médecin chef de l'Hôpital Principal de
Dakar, le Professeur HANDA a fait une présentation sur la démarche 5S qui se
veut une démarche d'amélioration de l'environnement du travail pour laquelle
la JICA travaille dans 15 pays d'Afrique et en Asie.
Le processus 5S est un programme structuré de
façon à réaliser systématiquement une organisation totale, la
propreté et la normalisation dans le lieu de travail, un bon
résultat dans un lieu organisé plus sûr, plus efficace et plus
propice à l'exploitation. Il stimule le moral des travailleurs,
permet de promouvoir un sentiment de fierté dans leur travail et la
prise de conscience de leurs responsabilités. "5S" a été inventé au
Japon, et se tient dans cinq mots japonais qui commencent par la
lettre 'S' : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, et Shitsuke.
SEIRI, la première étape
de la "5S" processus, se réfère à l'acte de jeter tous les matériaux
indésirables, inutiles et non reliés au travail. Il s'agit d'éliminer de
l'espace de travail tout ce qui n'y a pas sa place. Cette hiérarchisation du
matériel de travail conduit logiquement à Seiton.
SEITON ou l'ordre, c'est tout l'efficacité. Cette
étape consiste à mettre chaque chose à un endroit assigné afin qu'elle
puisse être consultée ou récupérée, puis retournée à ce même endroit
rapidement. Si chacun a un accès rapide à un élément ou des matériaux , le
flux de travail devient efficace, et le travailleur devient productif.
Chaque article doit être attribué ses propres espaces de conservation, et
chaque emplacement doit être étiqueté pour une identification aisée de son
usage.
SEISO (Nettoyer) Une fois l'espace
de travail dégagé, il est beaucoup plus facile de le
nettoyer. Le non-respect de la propreté peut en effet avoir
des conséquences considérables en provoquant des anomalies
ou l’immobilisation de machine.
Donc, il s'agit de
décrasser, inspecter, détecter les
anomalies, remettre systématiquement en
état, faciliter le nettoyage et
l'inspection, supprimer l'anomalie à
la source.
SEIKETSU renvoie à la
notion de rendre évident,
maintenir la propreté.
Le système des 5S est
effectivement
appliqué le plus souvent en opération
ponctuelle. Seiketsu
rappelle que l'ordre et la
propreté sont à maintenir
tous les jours.
SHITSUKE
(Être
rigoureux)
Cette étape
est celle de
la qualité
de
l'application
du système
5S. S'il est
appliqué
sans la
rigueur
nécessaire,
il perd en
effet toute
son
efficacité.
C'est aussi
celle du
contrôle
rigoureux de
l'application :
une
vérification
continue et
fiable de
l'application
du système
5S (les 4
premiers 'S'
en
l'occurrence)
et le
soutien du
personnel
impliqué
sont les
moteurs de
cette étape.
Le résultat
de
l'adoption
de cette
démarche se
mesure
autant en
productivité
qu’en
satisfaction
du personnel
en regard
des efforts
qu’ils ont
faits pour
améliorer
les
conditions
de travail.
La démarche
basée sur un
management
participatif
joue un rôle
essentiel
dans la
prévention
des
accidents,
puisqu'à
terme, il
n'est plus
nécessaire
de rappeler
les règles
de sécurité,
car on note
naturellement
une plus
grande
ouverture
d'esprit
vers
l'application
des
consignes.
A l'issue des exposés, les hôtes ont été invités à
visiter quelques services de l'Hôpital Principal de Dakar et se sont rendus
successivement à la pharmacie hospitalière, aux différents ateliers. Ces
derniers ont été les points focaux de la visite, et aux différentes étapes,
des recommandations et suggestions ainsi que des explications détaillées ont
été fournies par les deux parties.
.
A l'issue de la visite des services, les deux parties se
sont retrouvées à la salle d'honneur pour faire le point de ce qui a
été vécu à travers les échanges et par rapport à la réalité sur "le
terrain".
C'est ainsi que le Professeur HANDA s'est félicité du
constat qui a été fait de l'avancée de l'Hôpital Principal en la matière,
notamment de la qualité du rangement au niveau de la pharmacie, mais aussi
de la bonne organisation dans les services. De l'avis de cet expert
l'Hôpital Principal de Dakar pourrait servir d'école pour les autres
structures sanitaires.
Des points d'amélioration existent certes et les deux
parties sont convenus de continuer le travail en collaboration avec le
bureau de la JICA au Sénégal et le ministère de la Santé et de la
Prévention.
La
démarche 5S est l'un des outils qualité de la Qualité Totale à
développer dans les structures. Il s'agit d'une démarche
professionnelle qui ne peut pas s'improviser. Elle a pour objectif des
enjeux économiques et de progrès permanent. La qualité d'une structure est
jugée par sa clientèle à travers sa tenue, son allure, la présentation de
son accueil, et de la première impression qu'elle donne au travers de
l'organisation de ses composantes. Les 5S constitue aussi une démarche
d’amélioration continue, le Kaizen. C’est un état d’esprit que l’on met en
place et que l’on fait vivre, par l’implication de l’ensemble du personnel.
L'Hôpital Principal de Dakar a enregistré des avancées significatives dans
la démarche Qualité. Et c'est ce qui explique en partie l'appréciation
positive qui a été faite du fonctionnement des services. Sa finalité étant
de toujours satisfaire le malade, il reste ouvert à tout apport extérieur
qui pourrait contribuer à cette finalité.
C'est pourquoi, la direction de l'Hôpital Principal de
Dakar a mis en place, dans le cadre de cette démarche, un comité chargé :
-
de coordonner et faciliter sur le terrain la mise en
oeuvre concrète de la démarche 5S, de transmettre les recommandations du
Comité National 5S/TQM,
-
de transmettre les recommandations du Comité national
5S "au terrain" et de récolter les résultats et les idées d'amélioration
de la démarche,
-
veiller aux actions de communication,
-
valider les plans d'action,
-
valider les propositions de projets et les travaux
accomplis,
-
rendre compte à la direction.
